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第一条 为正确界定本局文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌，根据《档案法》、《湖南省档案管理条例》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，制定本规定。
第二条 本规定中的文件材料是指本局在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 本局文件材料归档范围是：
（一）反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、发展我县档案事业和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；
（四）其他对本局具有查考价值的文件材料。
第四条 本局文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本局办理的文件材料，任免、奖惩非本局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
第五条 凡属本局归档范围的文件材料，必须按有关规定向本局档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。
凡属本局不归档的文件材料，各办公室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。
第六条 本局文书档案的保管期限为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
（一）局党组会、局务会、全县档案工作会等重要会议及本局举办的重大活动中形成的主要文件材料；
（二）本局职能活动中形成的重要业务文件材料；
（三）本局关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示；重要的计划、总结、综合统计报表等；
（四）本局机构演变、人事任免等文件材料；
（五）本局房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（六）上级机关制发的属于本局主管业务的法律、法规、条例、标准和长远规划等重要文件材料；
（七）党和国家领导人以及省、市级领导视察我县档案工作形成的照片、录音、录像、题词等；
（八）以本局为主的与同级机关联合发文。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本局职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本局人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本局一般性事务管理文件材料；
（五）本局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本局主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关关于一般性业务问题的来涵、请示与本局的复函、批复等文件材料；
第九条 本局对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。
本局应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，与文件正本、定稿一并归档。
第十条 本局联合召开会议或联合行文所形成的文件材料以本局为主的，原件由本局归档；本局为协办单位，可对重要文件材料的副本归档。
第十一条 本局形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十二条 本规定自审批之日起实施。
附：《临澧县档案局机关文书档案保管期限表》
临澧县档案局
2007年9月20日
附件：
临澧县档案局机关文书档案保管期限表
一、办公室工作
1 综合工作
1.1 局长办公会、局务会议记录（永久）
1.2 全县档案工作会议材料（永久）
1.3 局中心组学习计划、领导讲话、会议记录（30年）
1.4 局领导参加全省、全市重要会议与档案工作有关的文件材料（30年）
1.5 代表本局参加全省、全市性会议的典型发言、经验材料
1.5.1 重要的（永久）
1.5.2 一般的（10年）
1.6 省、市、县级领导人视察全县档案工作形成的文件材料
1.6.1 重要的（永久）
1.6.2 一般的（10年）
1.7 本局制发的规章制度、中长期规划等文件材料（永久）
1.8 本局的请示、报告与上级机关的批复、批示
1.8.1 重要的（永久）
1.8.2 一般的（30年）
1.9 联合行文、召开会议的文件材料
1.9.1 本局为主的（永久）
1.9.2 本局协办的（30年）
1.10 计划总结、统计、调研等文件材料
1.10.1 本局年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）
1.10.2 本局重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）
1.10.3 本局年度以下的计划、总结、统计材料和一般问题的调研材料（10年）
1.11 同级机关的来函、请示与本局的复函、批复等文件材料
1.11.1 重要业务问题的（永久）
1.11.2 一般业务问题的（30年）
1.12 机关大事记、组织沿革、年鉴等材料（永久）
1.13 本局处理的人民来信来访文件材料
1.13.1 有领导重要批示和处理结果的（永久）
1.13.2 其它有处理结果的（30年）
1.14 本局在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等
1.14.1 重要的（永久）
1.14.2 一般的（30年）
2 机关事务管理
2.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）
2.2 与有关单位签订的合同、协议等文件材料
2.2.1 重要的（永久）
2.2.2 一般的（10年）
2.3 本局财务预算、决算及审计结论（永久）
2.4 本局物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料（30年）
2.5 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料（永久）
2.6 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）
2.7 职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表及职工住房申请（30年）
3 人事工作
3.1 人事任免材料
3.1.1 县委、县政府对局党组成员的任免通知（永久）
3.1.2 本局内设机构及其人事任免的通知、请示、批复（永久）
3.1.3 考察及备案材料（10年）
3.2 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（永久）
3.3 对本局违法违纪人员的处分材料
3.3.1 受警告（不含）以上处分的（永久）
3.3.2 受警告处分的（30年）
3.3.3 通报批评的（10年）
3.4 干部、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、复员转业军人安置等文件材料（永久）
3.5 人事考核文件材料（永久）
3.6 干部、职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根（永久）
3.7 机关干部职工名册、统计年报表（永久）
3.8 出国、出境考察审批手续、执行日程、考察报告等文件材料（30年）
3.9 参加上级机关和同级机关有关人事工作会议的文件材料（10年）
3.10 上级机关对本局（馆）职能配置、内设机构和人员编制的规定、通知（永久）
3.11 同级机关制发的需要贯彻执行的有关组织、人事、老干工作文件材料（10年）
4 学会工作
4.1 县档案学会会员代表大会文件材料
4.1.1 请示、批复、通知、名单、议程、工作报告、讲话、选举结果、章程等文件材料（永久）
4.1.2 大会发言（30年）
4.2 全县档案学会学术研讨会文件材料
4.2.1 请示、批复、通知、名单、讲话等文件材料（30年）
4.2.2 交流、典型发言材料（10年）
4.3 理事会年会形成的文件材料（30年）
4.4 参加国家、省、市档案学会、县民政局召开有关学会工作会议的文件材料（10年）
4.5 县档案学会工作制度、计划、总结、统计报表等文件材料（永久）
4.6 评先表彰、论文及优秀成果评奖等活动中形成的文件材料
4.6.1 重要的（永久）
4.6.2 一般的（10年）
4.7 学会登记、审批、年审、年检及会员名册（30年）
4.8 学会经费预算及开支情况等方面的文件材料（10年）
4.9 上级档案学会、省、市社科联、省、市民政部门有关学会工作需贯彻执行的文件材料（10年）
5 上级、同级机关文件材料
5.1 党中央、国务院及省委、省政府制发的有关档案工作的方针、政策、意见、办法、规定等文件材料（永久）
5.2 上级档案部门制发的文件材料
5.2.1 重要的（30年）
5.2.2 一般的（10年）
5.3 县人大的交办函、省政协的提案及县级领导的批示
5.3.1 重要的（永久）
5.3.2 一般的（30年）
5.4 同级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）
二、机关党组、纪检监察工作
1 机关党组工作
1.1 机关党组换届工作会议报告、选举结果、上级组织批文等（永久）
1.2 机关党组会议记录（永久）
1.3 支部改选工作的请示、批复等（30年）
1.4 机关党组年度工作计划、总结等材料（10年）
1.5 局机关党员花名册、统计表、党组织关系介绍信等材料（永久）
1.6 制度的关于机关党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施（30年）
1.7 党员教育活动形成的文件材料
1.7.1 重要的（永久）
1.7.2 一般的（10年）
2 纪检监察工作
2.1 代本局起草的纪检、监察工作的文件材料（永久）
2.2 查处有关违纪违规问题的报告及调查材料
2.2.1 重要的（永久）
2.2.2 一般的（10年）
3 上级或同级机关印发的需贯彻执行的文件材料（10年）
三、业务工作
1 上级机关制发的由本局承办的业务文件材料
1.1 重要的（30年）
1.2 一般的（10年）
2 参加上级机关、同级机关有关档案业务工作会议文件材料（10年）
3 代本局起草的有关档案工作的业务文件材料
3.1 重要的（永久）
3.2 一般的（10年）
4 对档案室和社会各方面档案工作开展业务监督、检查和指导形成的文件材料
4.1 重要的（永久）
4.2 一般的（30年）
4.3 由本局组织评估的“档案工作规范化管理”申报及审批材料（30年）
4.4 县级以上重点建设项目竣工档案专项验收的文件材料（永久）
5 业务工作行政审批和备案文件材料（永久）
6 开展档案资源建设和档案信息化建设形成的文件材料
6.1 重要的（永久）
6.2 一般的（30年）
7 同级机关制发的需要贯彻执行的有关业务指导工作的文件材料（10年）
8 同级机关档案部门报送的年度工作计划、总结和专题报告及统计材料（10年）
四、法制工作
1 上级机关制发的法规宣传工作文件材料
1.1 重要的（30年）
1.2 一般的（10年）
2 参加上级机关、同级机关有关档案法规宣传工作会议材料（10年）
3 同级机关制发的需要贯彻执行的有关行政执法工作的文件材料 （10年）
4 代本局起草的有关档案法规学习、宣传、贯彻、实施工作文件材料
4.1 重要的（永久）
4.2 一般的（30年）
5 档案行政执法工作文件材料
5.1 档案执法检查情况汇总、通报、整改通知等（永久）
5.2 档案行政处罚、复议、应诉、国家赔偿等文件材料
5.2.1 重要的（永久）
5.2.2 一般的（30年）
6 档案宣传材料及宣传制品等材料
6.1 重要的（永久）
6.2 一般的（10年）
五、科技教育工作
1 上级机关制发的科教工作文件材料
1.1 重要的（30年）
1.2 一般的（10年）
2 参加上级机关和同级机关有关档案科教工作会议的文件材料（10年）
3 同级机关制发的需要贯彻执行的有关科教工作的文件材料（10年）
4 代本局起草的有关档案科教工作文件材料
4.1 重要的（永久）
4.2 一般的（30年）
5 档案馆、库设计图纸的审查材料（永久）
6 科研课题立项、成果评审、鉴定、推广、应用及科技交流、咨询等活动中形成的文件材料
6.1 重要的（永久）
6.2 一般的（30年）
7 档案抢救工作文件材料
7.1 重要的（永久）
7.2 一般的（10年）
8 举办短期培训班的通知、课程表、授课提纲、学员名册（10年） |
