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临澧县档案馆各项规章制度
2014-3-13 15:30:10更新 来源:本站原创 作者:档案局 阅读:

       

        档案管理人员岗位职责制度
   
    一、遵守国家法律法规,保守党和国家机密,确保档案资料的完整与安全。
    二、认真做好档案的接收与征集、管理、利用和编纂工作,向社会公布档案史料、参考资料、已公开现行文件等。
    三、热爱档案事业,刻苦钻研档案业务,熟悉馆藏档案资料,了解历史过程,不断提高档案利用查准率。
    四、坚守工作岗位,履行查阅程序,准确无误校对原件和复印件,严禁私自摘抄和借出档案,严格执行财政和物价部门规定的收费标准,努力做好服务工作。
    五、认真做好档案利用登记统计工作,随时掌握利用信息反馈,做好利用效果编研。
    六、调阅的档案资料利用完毕后,应及时放回档案库房,不得滞留查阅室。

        档案资料接收(征集)制度
   
      一、档案资料接收(征集)范围
       清代和清代以前的历史档案资料。
      民国时期具有全国或地方意义的档案资料。
      建国以前我党、政、军和进步团体所形成的档案资料。
      各级党、政机关、团体及其所属单位形成的具有永久、长期保存价值的文书档案、科技档案、电子档案、各种专门专业档案。
      党和国家领导人、历史名人及各行业有影响的人物在工作活动中形成的个人档案,包括这些人物的手迹、手稿、信扎、日记、肖像、家谱、族谱等档案资料。
      涉及国家军事、政治、经济、内政、外交等不宜公开的档案资料。
      有关特殊工艺、技术决窍、秘方等需保存的档案资料。其他具有重要性的文化艺术价值的档案资料,如小说剧本、荆河戏的手稿、剧照、绘画原件、文物等档案资料和非物质文化遗产档案资料。
      二、档案资料接收期限
      凡属现行各机关、企业、事业单位、人民团体永久保存的档案,在本部门综合档案室保存十年后,应向档案馆移交,并附提供利用档案的检索工具。
      凡属撤并单位,在宣布撤并后,应当立即将全部档案材料收集齐全,按照规范要求整理后移交。
      凡属历史档案资料(包括革命历史档案资料和旧政权各朝代历史资料),应随时移交。
      单位和个人保存的特殊工艺、技术决窍、秘方、重要艺术档案资料,经协商后移交、捐赠和寄存,并享有优先利用权。不宜公开的内容,档案馆负责保密责任。
      三、档案资料接收的规格与质量要求
      一个全宗的档案材料须齐全完整,并按立卷归档要求组卷,同一年代案卷内,各类别不能混装。
      凡移交的案卷应编好张页号 “备考表”,填好“卷内文件目录”。
      案卷题名须准确揭示卷内文件内容,卷皮书写规范,并做到案卷整齐、清洁、美观、牢固。
      移交档案时须同时移交《案卷目录》、《全宗介绍》、《归档文件目录》、以及组织沿革、大事记等。电子文本要同时移交统一软件编制目录一份。
      移交的档案,凡卷内有复写纸、圆珠笔等不耐久的字迹材料制成的文件材料,一律要复制,永久保存的要求手抄或打印。
      移交资料必须经过整理,填好《资料目录》。
      凡移交的档案有不符合上述规定的,档案馆拒绝接收,移交单位应采取措施,立即重整,经检查验收合格后,再行移交。
      四、档案资料交接手续
      有移交档案任务的机关单位应在移交前按要求作好移交计划及准备工作。
      经双方当面点交清楚后,由交接双方在移交清册一式三份上分别签字或盖章,而后一份由移交单位保存,另两份留档案馆。

        档案资料保管保护制度
 
      档案馆馆藏档案、资料是宝贵财富。为了妥善保护好这批财富,使档案能更好地为社会服务,特制订以下制度:
    一、档案、资料库房必须具备防火、防潮、防虫、防蛀、防盗、防光、防鼠、防有毒气体的要求,并配置去湿机、灭火器、报警器等必要的防护设备。
    二、对馆藏档案资料要认真观察、定期检查、定期翻动。如发现霉变、虫蛀、褪色、破损等现象要及时采取措施处理。
    三、对新接收的档案要先严格消毒,保证档案无菌后入库上架。
    四、利用档案资料时要严格遵守《档案查阅制度》,确保档案资料的完整无损。
    五、档案、资料一般不外借,如确因工作需要外借,须经馆长同意并办理外借手续,外借资料除办理借阅手续外,还要付一定数量的押金,外借后要按时催还。
    六、对破损档案,要积极做好抢救工作,及时修复和复制,保证档案利用工作的正常开展。


        档案库房检查制度

      一、坚持对馆藏档案资料保管情况进行定期及分层次的检查,以保证档案资料的绝对安全。
      二、库房管理人员坚持经常检查档案资料保管情况,发现有损害档案的情况,必须积极主动采取有效措施进行处理,并及时报告局(馆)领导。
      三、由局馆领导负责组织每月检查库房一次,以监督库管人员的工作情况。
      四、检查内容包括对库房的清洁卫生、“十防”措施、设备运行等日常管理工作是否到位,责任是否明确。每次检查应认真做好检查记录,对发现问题应现场指出并提出整改。
 
        档案保密制度

    一、档案人员要加强保密观念,认真学习《保密法》,自觉遵守党和国家的保密规定,做到不泄密、不失密、不传密。
    二、认真做好档案文件、资料的密级划分和保密期限的确定。
    三、对办理完毕的秘密文件,档案人员要收集齐全,妥善保管,及时归档。
    四、查阅、复印秘密文件资料必须持单位介绍信,经分管领导批准。档案移交单位查阅、复印本单位秘密档案资料,必须经移交单位主管领导或办公室主任批准。
    五、销毁秘密档案资料,必须经保密领导小组同意签章,由两人以上销毁并造册登记。
    六、发现秘密档案资料丢失或被盗,必须立即报告并及时查追,根据责任大小给予当事人纪律处分或追究法律责任。

        开放档案利用制度

    一、凡中华人民共和国公民,持有效身份证,工作证等合法证明,经县档案馆同意,办理登记手续,均可利用馆藏开放档案。港澳同胞、华侨经有关主管部门介绍,亦可利用馆藏开放档案。外国或者外国组织经有关国家主管机关介绍和档案馆同意,可利用馆藏开放档案。
    二、所有利用者,必须爱护档案,严禁在档案原件上圈点、划线、涂改,严禁撕拆、污损、调换和遗失档案材料。如有违犯,将按有关规定处理,直到追究法律责任。
    三、利用开放档案,必须在指定的阅览室查阅、不得私自带出阅览室,不得转借。
    四、需复印的档案材料,应经管理人员核对无误后,加盖“临澧县档案馆查阅专用章”后方为有效。
    五、利用者如在其著述中援引馆藏开放档案材料,需公布全文汇编出版的,应依法征得本档案馆同意,并签定出版公布合同。
    六、利用馆藏开放档案,一律实行有偿服务,单位和个人利用本单位或个人移交、寄存、捐赠的档案,只收取保护费及复制工本费。外国人(含外籍华人)利用馆藏档案收费标准略高于国内标准。
    七、利用完毕后,应由档案管理人员及时清查入库,并做好有关登记、统计工作。

        未开放档案查阅制度

    一、机关、团体、企业事业单位和其它组织以及中国公民利用本县档案馆未开放的档案,须持单位正式介绍信,并注明利用者身份与政治面貌及利用档案的目的与范围。对未开放的重要档案须经县委办、县政府办批准同意。
    二、利用者必须爱护档案,不得将档案私自带出阅览室,更不得撕拆、污损、涂改、不得在档案原件上加圈,划线、不准调换和遗失。
    三、利用者利用档案,必须用于指定之目的,并注意保密,不得任意传播和私自摘录、复印。如需复印档案内容,须征得管理人员同意,重要档案内容,必须报请有关领导批准。
    四、复印的档案内容,经档案管理人员核对无误后,加盖“临澧县档案馆查阅专用章”后方为有效。未经档案馆同意,任何单位和个人不得以各种形式公布、陈列、展览和重复复制档案原件。
    五、利用档案原件未经批准一律不得借出馆外,确需借阅者须经档案馆领导审查批准后方可借阅,并按规定应缴纳费用。
    六、为编史修志、专题研究等需大量利用档案。必须事先将上级批准的研究计划或纲目课题,抄送档案馆备案。
    七、港澳同胞、海外侨胞和外国学者(包括外国留学生)利用未开放馆藏档案,应按照《档案法》及《实施办法》规定办理。
    八、利用馆藏档案,一律实行有偿服务、按规定标准收取费用。
    九、案卷阅完后,必须及时归还,管理人员对案卷应详细检查,并当面在借阅手续上注销,及时入库保管。如超过借阅期限,应办理续借手续。

      档案鉴定制度

    一、鉴定工作必须有组织、有领导地进行。成立领导小组,小组成员由局馆领导、立档单位主管档案工作的领导、局馆档案工作人员及有关人员组成。
    二、档案的价值鉴定要坚持全面的、历史的、发展的、辩证的观点,留其精华,去其糟粕。
    三、根据国家有关规定,编制档案保管期限表。
    四、鉴定工作中要防止贪图省事,怕麻烦的思想。一定要认真细致地工作。防止胆小怕事,不敢剔除、达不到鉴定的目的。防止主观片面性,要有把握、要认真研究,可留可不留的要留,保存期限可长可短的要长。
    五、档案材料的销毁
    1、编制销毁清册。以全宗为单位编制销毁清册,写出销毁报告。
    2、报送审查批准,按国家的规定执行。必须经局馆领导审查批准,必要时要报上一级领导同意后方可销毁。对解放前的历史档案要慎重,审批手续要更严格。
    3、实行监督销毁。由档案工作人员将要销毁的材料送造纸厂打成纸浆,不得卖给废品站或留做它用。
    六、档案库房和目录的整理。主动清理库房,整理目录。对销毁的目录进行注销,说明鉴定销毁时间,并签名盖章。
 
        档案统计制度

    为按时按质做好档案统计工作,根据有关法律、法规规定,特制定本制度。
    一、档案统计为档案馆重要工作项目之一,岗位工作人员必须正确认识档案工作的重要性,坚持原则,实事求是,以科学态度和方法做好档案统计工作。
    二、档案统计应以原始记录为依据,力求准确、可靠、完整、系统,不得虚报、漏报。
    三、档案统计工作项目包括:
    1、档案资料保管数量统计,包括档案资料的收进,移出、整理、鉴定、销毁、库存等。
    2、档案工作基本情况统计,包括人员素质、库房、仪器设备等。
    3、档案资料利用情况统计,包括利用人数、利用数量、利用效果等。 
    四、建立健全档案资料的收进、移出、出入库登记簿、检索工具登记簿、借阅登记及利用效果登记簿和全宗名册。对馆藏档案的数量、整理、鉴定、利用、缩微、复印、计算机管理、图书资料等情况,按季度末进行分类统计,每年 1 月 15 日写出上年度的综合分析报告。
    五、对馆藏档案资料每半年进行一次检查核对,将检查核对的情况作出详细记录,并及时写出检查核对报告。
    六、准确编制档案馆基本情况统计年表,及时完成上级和本馆布置的统计任务。
    七、各种统计资料要整理归档,不得丢失。

        库房安全防火制度

    一、库内严禁吸烟,严禁易燃、易爆物品及食品带进库房,不准堆放与档案无关的物品。
 二、严禁非本局馆工作人员进入库房,须进库房内参观者,经批准同意方可入内。
 三、库房管理人员下班时,要注意锁门关窗,停止使用机械设备时,关掉电源总开关。
 四、安全防火人员要注意检查库房内电源开关、线路、电灯、灭火器等。发现问题,及时维修和更换,杜绝事故的发生。
 五、库房配备好消防、防盗等基本设施,并装好报警器。
 六、库房及办公区内除保护设施、照明、电风扇和饮水机外,禁止使用其他任何电器。
 七、建立安全保卫保密工作小组,安全责任到人,普及消防知识,做好消防工作。
                 
    档案馆值班制度

    一、档案馆内的干部职工轮流值班。
    二、值班责任人员必须严格管好馆内电源、火源和关闭门窗,经常检查电路情况,严防火灾和偷盗行为的发生。
     三、下班前必须认真检查库房周围的安全情况并及时关闭电源总开关和所有用电器开关。
     四、若发现危及档案馆内安全的问题,值班人员应及时采取果断措施并报告局馆领导,发现火警请拨电话“119”,发现盗警请拨电话“110”。
     五、值班人员应坚持每天做好值班记录,搞好交接班手续。
 
    档案信息安全管理制度

     为确保在信息化建设中的档案信息安全,经局党组研究,特制订如下档案信息安全管理制度:
     一、遵守保密规定,严格控制不应公开的档案信息。
     二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接,确需联接时,必须通过安全保密审查。
     三、加强对档案信息网络传输的管理,确保网络和使用过程的信息安全。
     四、确定专人负责计算机系统的管理工作,并设置计算机操作系统用户口令。
     五、计算机系统必须安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版本,做好防病毒工作。
     六、保存档案数据的计算机外送修理时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并做好计算机修理情况登记。
     七、应采取有效措施,保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套,并异地保存。
     八、信息载体(如硬盘等)损坏,必须拆除后放入待鉴定室专门保存。
     九、磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
     十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件,必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。
     十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件,连同存储载体一起销毁,并在网络上彻底删除;对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。
  十二、以上各条请本单位全体干部职工互相监督,共同遵守。对违反本制度的,按国家有关规定处理。

    档案安全责任追究制度

     为进一步加强档案安全建设,做好档案安全管理工作,明确责任,特制定本制度。
     一、适用对象及范围。本制度适用于本馆全体工作人员。
     二、适用内容及事项。违反有关政策和规定,或者有以下行为的,依照本规定追究有关人员责任。
     1、不关门窗,造成档案丢失的;
     2、没有按规定要求定期进行档案库房及实体安全检查,造成档案安全事故的;
     3、安全设施及设备责任人不认真管理维护设施设备,造成设施设备损坏的;
     4、档案库房管理人员对档案管理不力,造成档案损坏的;
     5、违反安全管理程序办事,造成档案安全事故的;
     6、工作中无故脱岗,延误重大事项办理,造成档案安全事故的。
     三、追究办法及实施
     1、实行动态跟踪管理,随时检查工作人员履行职责情况。
     2、将事故责任追究与个人年度目标考核结合起来,本馆工作人员在本年度内发生一次以上(含一次)事故的,取消评比先进资格。
     3、对出现误事故的当事人,经调查核实,视情节轻重分别给予批评教育、通报批评、调换岗位、纪律处分等。
     四、健全组织与措施。
     1、加强对本馆工作人员档案安全责任追究工作的领导。成立由档案局局长为组长,其他班子成员为成员的领导小组,负责全馆的档案安全事故追究制度的实施和监督,并具体负责事故差错追究制度的具体工作。
     2、加强对安全事故追究制度落实的检查监督。本着“事实清楚、证据确凿、手续齐全、处理得当”的原则,对工作中出现的安全事故行为进行责任追究。达到教育惩戒、整改纠正之目的。

 

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