粮食局档案室

　　一、档案室概况
　　粮食局不仅文书档案多，而且各类业务档案也较多，粮食局根据其本身的特点，于1988年5月建立了综合档案室，并配备专职档案员1名，且确保了专职人员的稳定性。档案室于2000年9月份老粮食局搬迁至现粮食局办公地址，库房面积40平方米，库内设施有泡沫灭火器1个、温湿计1个、去湿机1台、柜内备有防虫药品，配有中央空调和烟雾报警器，投入2.5万余元购置了31个档案柜、电脑和DARMS软件。室藏档案总数3907卷278件，共分五个门类，其中文书档案587卷278件，会计档案1900卷（盒），统计档案1300卷，审计档案126卷（统计档案和审计档案移交综合档案至1999年度），科技档案17卷。
　　二、室藏档案内容
　　粮食局室藏档案到2003年初为3907卷278件，划分五个门类，主要内容分别如下：
　　1、文书档案。1990年前的文书档案局全部移交至县档案馆。1990年至2002年文书档案室藏于本局综合档案室内，共587卷，其中永久130卷，长期88卷，短期369卷。2001-2002年永久件278件，长期件108件，短期66件。文书档案内容主要是本局的机构设置、人事任免、违纪通报与处分决定、上级主管部门下发的本局各业务股室需贯彻执行的文件，本局的党委会记录，岗位责任制和机关规章制度，各股室的工作计划、总结，本局的报告、请示及上级单位的批复，党员、干部花名册，先进个人和单位的通报表彰，各级各类会议材料，还有本局各个时期的工作汇报，编写的机关大事记，组织沿革，基础数字汇集和文件汇集，室藏档案统计台帐，档案分类大纲资料，《临澧粮食》简报等 ，资料基本齐全 。
　　2、会计档案类：会计档案立卷是从1953年开始，到2001年攫止共1900卷（盒），其中会计报表287卷，帐簿252盒，凭证1361盒（1970-1985）销毁901盒。
　　3、统计档案类：统计档案共1300卷，其中统计报表469卷，统销人口花名册831卷。
　　4、审计档案类：审计档案 126卷。
　　5、科技档案类：科技档案内容主要是各类基建图纸，共17卷。
　　四、立卷、编号方法
　　2001年前立卷方式法：文书档案的立卷主要是根据县档案局印发资料上所述方法进行。其方法与顺序：　　一是认真收集所有文件和资料，以确保档案齐全；二是对文件资料逐份查阅按时间分开；三是按级别分开；四是逐份文件按保管期限和针对各股室的业务范围分开，同时注意清除重复、无关和不属归档的文件资料；五是逐份装订；六是正式立卷、拟题，最后完成编号、打页码、填写卷内和案卷目录，装盒、写卷皮，入柜等各道工序。
　　现行的立卷方法：根据年度一问题（机构）-保管期限进行分类整理。
　　2001年前的编号：
　　1、全宗号为85号；
　　2、分为w1号、w2号、w3号、3.4.5.6.7.8号、01号，1991年起，永久目录号为4号，长期目录号为3号，短期目录号为1号，会计报表目录号为w1号，帐簿目录号为w2号，凭证目录号w3号，审计档案目录号为5，科技档案目录号为6，统销人口花名册目录号为7，统计报表目录号为8号。
　　3、案卷号：案卷号从最早的档案开始编起，是根据不同的目录号按时间顺利序分别从1号编下来的，每个目录的流水案卷号，中间没有出现重号和缺号。
　　现行的编号方法：取消原有的目录号、案卷号，每年的所有中间没有出现重号和缺号。
　　现行的编号方法：取消原有的目录号、案卷号，每年的所有永久件、长期件、短期件均从1号件开始编号。

　　五、检察工具

　　为便于档案的查找，提高工作效率。本局档案室的检索工具既有现代化检索工具（电脑检索），又有根据现有的档案门类编的检索工具，暂分为5种，索引薄共49本。其各类索引薄的数量和编制方法是：
　　1、文书档案索引簿25本，根据年度排列；
　　2、会计档案索引薄4本，根据凭证、帐薄、报表的时间和卷号顺序排列；
　　3、统计档案索引簿12本，根据时间顺序排列；
　　4、审计档案索引薄6本，根据时间顺序排列；
　　5、科技档案索引薄2本，根据时间顺序排列。